Dokumentenmanagementsystem
Archivierung

Archivierungssoftware

Mehr Übersicht und Komfort

Für wichtige Dokumente wie Rechnungen, Jahresabschlüsse, Bilanzen oder Buchungsbelege gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Die Archivierung dient dazu, die Dokumente aufzubewahren und für die Benutzung verfügbar zu machen. Im digitalen Zeitalter geht der Trend zu immer weniger Papier. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Sie benötigen weniger Platz, ersticken nicht in Papierbergen und können die Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware digital aufbewahren. Dabei können Sie Zugangsberechtigungen für bestimmte Gruppen von Mitarbeitern festlegen.

Vorteile und Features der digitalen Aufbewahrung

Im Zeitalter der Digitalisierung kommt ein Unternehmen nicht mehr an der digitalen Archivierung vorbei. Eine Archivierungssoftware erleichtert Ihnen die Arbeit und berücksichtigt die gesetzlichen Vorschriften. Sie ermöglicht auch die Aufbewahrung papiergebundener Dokumente. Mit dem Dokumentenscanner können diese Dokumente erfasst werden. Das ist auch mit Dokumenten möglich, die bereits vor einiger Zeit in Papierform archiviert wurden. Die digitale Archivierung ist nicht nur zeitgemäß, sondern sie bietet gegenüber der Aufbewahrung in Papierform einige entscheidende Vorteile:

  • Einsparung von Papier
  • Einsparung von Lagerkapazitäten
  • kein Verlust von Dokumenten durch Wasser oder andere Schäden
  • schnelles Wiederauffinden von Dokumenten
  • Notfallwiederherstellung verlorener Dokumente
  • Verbesserung von Sicherheit und Datenschutz
  • Festlegung von Zugangsrechten möglich
  • Kosteneinsparung.


Haben Sie Ihre vorhandenen Dokumente erst einmal mit der Software archiviert, sparen Sie bei den künftigen Archivierungen auf Dauer Zeit. Sie können sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und haben mehr Zeit für Ihre Kunden. Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter wird gesteigert, da sich die Mitarbeiter das aufwendige Suchen von Dokumenten ersparen.

Wettbewerbsvorteile verschaffen mit der Archivierungssoftware

Mit einer passenden Software können Sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile verschaffen. Die Software bietet Ihnen ein modernes Dokumentenmanagement-System. Da die Dokumente an zentraler Stelle gesammelt werden, müssen Sie keine Dokumentenverluste befürchten. Auch wenn die digitale Archivierung mit der Erfüllung strikter Vorgaben der Finanzbehörden verbunden ist, sollte sie als Chance betrachtet werden. Da sich alle Dokumente in einem zentralen Archiv befinden, ist die Zeitersparnis enorm.

Mit der Archivierungssoftware von YCOM die vorhandene Technologie nutzen

Die Archivierungssoftware ermöglicht Ihnen die Nutzung der in Ihrem Unternehmen vorhandenen Technologie. Die Dokumente scannen Sie mit Ihrem vorhandenen Gerät. Per Tastendruck wird das Dokument in eine digitale Datei umgewandelt. Die Probleme der papierbasierten Dokumentenverwaltung gehören künftig der Vergangenheit an.

Anforderungen an eine gute Software zum Sammeln wichtiger Dokumente

Für einen produktiven Workflow und die Verfügbarkeit zeitkritischer, projektrelevanter und geheimer Dokumente für die autorisierten Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort, werden an eine gute Archivierungssoftware hohe Anforderungen gestellt:

  • Sie muss eine revisionssichere Archivierung gewährleisten. Der Hersteller muss eine technische Verfahrensdokumentation hinterlegen können. Zertifikate vom TÜV oder von Wirtschaftsprüfern werden nicht benötigt.
  • Exportmöglichkeit auf ein selbsttragendes Archiv sollte vorhanden sein. Die Finanzbehörden fordern das im Rahmen des Datenzugriffsrechts.
  • Die Software sollte eine schnelle Geschwindigkeit für die Wiederauffindung von Dokumenten gewährleisten. Entscheidend sind die Geschwindigkeit der Datenbank und der Software sowie die Möglichkeiten zur Dokumentensuche.
  • Die Archivierungssoftware muss benutzerfreundlich sein. Ohne großen Mehraufwand sollten Dokumente archiviert werden können. Dazu gehört auch, dass sich der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter in Grenzen hält.
  • Die Volltextsuche sollte eine einfache Anwendung ermöglichen. Begriffe oder Zahlen können ähnlich wie bei einer Internetsuchmaschine eingegeben werden, um Dokumente zu suchen. Das ist möglich, wenn die Software über eine Texterkennung verfügt.
  • Die Software sollte viele Möglichkeiten der Kategorisierung bieten, damit die Dokumente zusammen mit anderen Dokumenten mit einem ähnlichen Inhalt abgelegt werden können.
  • Verfügt die Software über einen hohen Automatisierungsgrad, können auch große Dokumentenmengen problemlos bewältigt werden.

Ein wichtiger Aspekt für eine gute Archivierungssoftware ist das elektronische Dokumentenmanagement. Dokumente sollten automatisch nach Typ, Projekt, Sachbearbeiter und anderen Merkmalen sortiert werden können. Alle diese Eigenschaften bietet die Software von YCOM.

Die Archivierungssoftware von YCOM -
Ihr verlässlicher Helfer für die digitale Aufbewahrung von Dokumenten

Das Programm von YCOM erfüllt alle Anforderungen, die an eine moderne Software für das elektronische Dokumentenmanagement gestellt werden. So werden Sie der tatsächliche Verwalter Ihrer Dokumente und werden nicht von Ihren Dokumenten verwaltet. Arbeitsabläufe und Entscheidungsfindungen werden damit schneller, sicherer und effizienter. Die Software erfüllt alle Anforderungen der Finanzbehörden und gewährleistet eine revisionssichere Archivierung. Die gesetzlichen Richtlinien werden eingehalten. Künftig sparen Sie Lagerraum in Ihrem Unternehmen, da die vorhandenen Dokumente, die in Papierform in Ihrem Büro lagern, mit der Archivierungssoftware von YCOM in digitaler Form archiviert werden können. Die bereits eingescannten Dokumente, die bislang nur in Papierform bestanden haben, können geschreddert werden. Auf Dauer wird so Papier reduziert, da alle Dokumente schnell und bequem auf dem Computer, einem Server oder einer Festplatte digital eingelagert werden können und somit jederzeit zur Verfügung stehen.



Ein entscheidender Vorteil der Software von YCOM ist die Erfüllung der Datenschutzrichtlinien. Bei der Einlagerung in Papierform ist nicht gewährleistet, dass die Dokumente vollständig vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Hochsensible Daten können in die falschen Hände geraten. Anders sieht es bei der digitalen Sammlung aus, da Sie Zugangsberechtigungen für die Mitarbeiter festlegen können. Sensible und geheime Informationen können Sie gezielt vor unbefugtem Zugriff schützen. Das gelingt, in dem Sie Benutzeraccounts mit unterschiedlichen Zugriffsrechten anlegen. Die Dokumente können lokal oder in der Cloud abgelegt werden.

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