Dokumentenmanagementsystem
Sicherheit & Datenschutz

Dokumentensicherheit
und Datenschutz

Effiziente Lösungen für Ihre Dokumentensicherheit

Da in einer global ausgerichteten Arbeitswelt cloudbasierte Lösungen den Standard für die unternehmensinternen Arbeitsprozesse bilden, steht die Dokumentensicherheit hoch im Kurs. Im heutigen digitalen Zeitalter gibt es einige wichtige Gründe für ein papierloses Büro. Neben enormen Kosten und Zeit, die täglich benötigt werden, um Dokumente zu suchen, können Sicherheitslücken in der Dokumentensicherheit weitaus mehr Schaden anrichten als Sie annehmen würden. Wichtige Dokumente in den falschen Händen können sogar Unternehmenskrisen auslösen. Sicherheitsrisiken auf papierbasierter Verwaltung von Dokumenten treten auf, wenn Dokumente verloren gehen, falsch abgelegt werden und ein teures Suchen kein Ende findet. Papier, Drucker und Lagerraum für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht sind im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr nötig, wodurch erhebliche Kosten eingespart werden können. Zudem sind Dokumente in digitaler Form einfacher zu organisieren, sicherer aufgehoben und jederzeit abrufbar. Die Dokumentensicherheit kann mittels Zugriffsregelung im Unternehmen gewährleistet werden.

Auch digitale Lösungen bergen Risiken

Obwohl Dokumentenmanagement-Systeme für die Digitalisierung von Unternehmensstrukturen unverzichtbar sind, muss man sich der möglichen Sicherheitslücken bewusst sein, um diesen effektiv entgegenzuwirken. Dabei stellen vor allem die Mitarbeiter selbst das größte Risiko einer Datenschutzverletzung dar. Aus diesem Grund ist es essenziell, dass Richtlinien eingehalten werden und Mitarbeiter ein Bewusstsein für sensible Daten entwickeln. Sicherheitsrisiken entstehen auf unterschiedlichste Weise. Beispiele hierfür sind Ausdrucke, die im Drucker liegen gelassen werden oder Dokumente, die nicht aus dem Zwischenspeicher des Druckers entfernt werden und somit in falsche Hände geraten können. Vertrauliche Informationen sind infolge von Nachlässigkeiten am Schreibtisch einfach für Dritte zugänglich. Aber auch das Versenden von sensiblen Daten oder Dokumenten kann über unverschlüsselte Kanäle zum Sicherheitsrisiko werden. Durch einen unbefugten Zugriff von außerhalb des Unternehmensnetzwerks, können zudem Daten bei unzureichendem Schutz eingesehen und gestohlen werden. Ob Daten durch Hackerangriffe oder Schadsoftware gestohlen werden, hängt in erster Linie von der Sicherheit der Dokumentenmanagement-Lösung ab.

Klare Sicherheitsvorteile und erhöhte Dokumentensicherheit

Schon früh hat die Firma YCOM den wachsenden Bedarf an zuverlässiger Bürotechnik im enormen digitalen Wandel erkannt. Mit dem Einscannen der Papierdokumente und der einfachen digitalisierten Verwaltung, wird die Organisation und Auffindbarkeit der gesuchten Dokumente erheblich verbessert. Die Zugriffskontrolle verhindert den Zugang auf Dokumente für unbefugte Personen. Die Mitarbeiter werden effizienter eingesetzt und bekommen so schnellen Zugriff auf die gesuchten Dokumente. Mit dem umweltschonenden, papierlosen Büro werden außerdem enorme Kosten für Papier, Ordner, Drucker und teure Lagerräume gespart. Zudem wird der Personalaufwand durch vereinfachte Verwaltung der Löschfristen minimiert.



Eine zusätzliche Verschlüsselung hilft den Zugriff von außen zu verhindern. Darüber hinaus wird eine hohe Dokumentensicherheit und verbesserter Datenschutz gewährleistet. Die digitalisierten Daten werden zusätzlich vor Brand, Zugriff und Verlust geschützt. 

Das System von YCOM wird Sie nicht nur
im Hinblick auf die Dokumentensicherheit überzeugen

Es gibt viele weitere Vorteile und positive Effekte des Umschwungs auf modernere Lösungen:

  • Störungsfreies Arbeiten
  • Mehr Effizienz und Nutzen der Mitarbeiter
  • Stetige Verfügbarkeit der benötigten Daten in Kürze
  • Sicher vor Datenverlust
  • Enorme Kostenersparnis
  • Konzentration auf den Firmenzweck
  • Zugriffsregelung
  • Hohe Datensicherheit Dank zuverlässigem Daten Backup
  • Unterstützung von Management-Entscheidungen und Funktionen

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