Dokumentenmanagementsystem
Dokumentenverwaltung & Workflow

Dokumentenverwaltung
und Workflow

Strategien für effizientes Dokumentenmanagement

Das Verwalten von Dokumenten kann eine Herausforderung sein und eine papierbasierte Dokumentenverwaltung die Produktivität einschränken. Dahinter verbergen sich aber auch große Datenschutz- und Sicherheitsrisiken. Hohe Papierstapel oder volle Aktenschränke – Unternehmen ohne effizientes Dokumentenmanagement verlieren häufig den Überblick über den Verbleib von Dokumenten. Unstrukturierte und zeitintensive Arbeitsabläufe sind mit einer digitalen Lösung von YCOM office technology schnell vergessen. Ihre Daten werden strukturiert und in elektronischen Ordnern abgelegt. Prozesse werden beschleunigt und durch Automatisierung zuverlässiger. Anders als bei einer analogen Dokumentverwaltung ist es Ihnen und Ihren Mitarbeitern möglich, auch von außerhalb auf Daten zuzugreifen. Dokumente werden automatisch abgelegt, geprüft und weiterverarbeitet. Auf diese Weise werden die Rechnungen mit den Bestellungen verglichen und geprüft. Die abgeglichenen Rechnungen werden dann den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen. Auch auf Termine, wie Deadlines oder Fristen, wird von der Dokumentenverwaltungssoftware hingewiesen. Eine effektive Strategie für Dokumentenmanagement mit einem System von YCOM erlaubt es Ihnen, Ihre Dokumente in digitale Informationen umzuwandeln und in einen produktiven Workflow zu integrieren.

Ihre Vorteile für den Workflow

Mit unserer digitalen Dokumentenverwaltung werden Unternehmensdaten strukturiert und digital abgelegt. Die damit einhergehenden Vorteile eines DMS von YCOM ermöglichen eine Verbesserung des Workflows in Ihrem Unternehmen.

Vereinfachte und schnellere Dokumentensuche

Dokumente so abzulegen oder zu archivieren, dass diese schnell wiedergefunden werden, ist ein wichtiger Aspekt der Dokumentenverwaltung – und mit einer digitalen Lösung problemlos möglich. Dokumente werden sekundenschnell gefunden und Zeit sowie Kosten eingespart.

Einhalten von Compliance-Anforderungen

Die zentrale Verwaltung von Dokumenten ermöglicht es Ihnen gesetzliche Vorgaben problemlos zu erfüllen. Rechtskonforme und revisionssichere Archivierung, aber auch die durch die GoDB-Richtlinien, stellen für Sie zukünftig keine Herausforderungen mehr dar.

Verbesserte Sicherheit und Datenschutz

Schützen Sie Ihre Daten. Eine digitale Dokumentenverwaltung stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Daten erhalten. Mitarbeitern ist es möglich, zur Ausführung von Arbeitsschritten und Aufgaben auf relevante Unterlagen zuzugreifen. Somit können Datensicherheit und Datenschutz gewährleistet werden.

Wissensmanagement – Knowledge-Sharing und Sicherung

Dank der Dokumentenverwaltung stehen Daten und Informationen Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. So wird sichergestellt, dass das Wissen dem Unternehmen dauerhaft erhalten bleibt und alle im Unternehmen beschäftigten Personen darauf Zugriff haben. Laufende Aufgaben werden auch in Abwesenheit zuständiger Mitarbeiter ausgeführt, da alle notwendigen Informationen zugänglich sind.

So steigern Sie die Kundenzufriedenheit

Die digitale Dokumentenverwaltung ermöglicht es Ihren Mitarbeitern Kundenanfragen effizienter und zielführender zu bearbeiten. Mit dem integrierten CRM-Programm lassen sich auf diese Weise einfacher relevante Vorgängen, wie E-Mailverkehr oder Rechnungen, für einen Kunden heraussuchen. Mit einer effizienteren Bearbeitung steigern Sie die Kundenzufriedenheit und langfristig die Reputation Ihres Unternehmens.

Geschäftsprozesse mit DMS umsetzen

Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Speicherung von Daten und Dokumenten werden im Enterprise-Content-Management-System (ECM) erfasst, zu dessen Bestandteilen auch das Dokumentenmanagement gehört. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, werden sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen zusammengeführt und organisiert. Dadurch ist eine interne Informationsbereitstellung möglich. Diese Informationen sind von allen Anwendungen aus zu erreichen. Die Dokumentenverwaltungssoftware bietet Ihnen mit Schnittstellen die Möglichkeit Ihre vorhandenen Programme und Systeme mit dem DMS von YCOM zu verknüpfen. Durch die Integration von Ressourcenplanung (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und Buchhaltung in die Dokumentenverwaltung, bilden Sie einen zentralen Daten- und Dokumentenpool. Die Transparenz wird gesteigert und interne Prozesse beschleunigt – die Dokumentensuche ist effizienter und Mitarbeiter kennen den aktuellen Bearbeitungsstatus der einzelnen Aufgaben. Mit einem DMS-System von YCOM gehört zeitaufwändiges Verwalten von Dokumenten der Vergangenheit an. Ob ablegen oder suchen – Ihren Mitarbeitern werden diese lästigen Beschäftigungen abgenommen, sodass sich diese auf das Wesentliche konzentrieren können. Durch das Einrichten von Zugriffsrechten gewährleisten Sie, dass Ihre Mitarbeiter Aufgaben relevante Dokumente einsehen und bearbeiten können. Dabei hat jeder Mitarbeiter nur auf die für seine Arbeit relevanten Daten Zugriff und Sie gewährleisten so die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Folglich werden Unternehmensprozesse beschleunigt und die Qualität des Services gesteigert. Die Auswirkungen für die einzelnen Abteilungen unterscheiden sich dabei.

Vorteile in der Buchhaltung

Für die Buchhaltung bedeutet eine effektive Dokumentenverwaltung, dass Rechnungen entsprechend der Bestellungen überprüft werden. Ablagen gehören in der Buchhaltung schon lange der Vergangenheit an. Zum anderen wird das Einhalten von gesetzlich vorgegebenen Fristen vereinfacht, ebenso die eigentliche Bearbeitung der Buchhaltungen. Nachdem diese kontiert wurden, wird das Dokument für die Finanzbuchhaltung zur weiteren Bearbeitung freigegeben. Ändert sich beispielsweise der Status eines Dokuments, wenn eine Rechnung beglichen wurde, so wird diese Änderung in der entsprechenden Datei angezeigt. Auch die Weitergabe der Unterlagen an Steuerberater oder Entscheider erfolgt am digitalen Arbeitsplatz innerhalb des DMS Systems. Die automatisierten Prozesse erleichtern und beschleunigen die Arbeitsabläufe merkbar und vereinfacht den buchhalterischen Aufwand.

Vorteile im Personalwesen und Human Resources

Für eine verbesserte Ordnung in den Personaldokumenten kann in der Personalverwaltung mit einem DMS-System gesorgt werden. Personenbezogene Daten abrufen ohne lange suchen zu müssen – ob Stammdaten, Arbeitsverträge oder Urlaubsanträge, diese Informationen sind mit der digitalen Personalakte zentral verfügbar. Auch das Verwalten von Bewerbungen und deren Löschfristen wird erleichtert, sowie die Unterweisungen der Mitarbeiter automatisch geregelt. Zusätzlich werden Ihren Mitarbeitern Gehaltsabrechnungen digital über das System zur Verfügung gestellt und können jederzeit über einen E-Mail-Link eingesehen werden.

Vorteile im Customer Relationship Management

Mit der Integration des CRM in die Dokumentenverwaltung erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern das Bearbeiten von Kundenanfragen und -nachfragen. Hat beispielsweise ein Kunde eine Frage zu einer bestimmten Bestellung oder Rechnung, so werden Ihnen, nach Auswahl des Kunden, alle Aktivitäten im DMS angezeigt. Somit sind die Zeiten vorbei, in denen Sie Rechnungen, Aufträge oder dergleichen durchgehen mussten, um das gewünschte Dokument zu finden. Machen Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit leichter – Erfolgserlebnisse stellen sich ein, die Motivation sowie Produktivität und Effizienz steigen. Und nebenbei erhöhen Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

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