Dokumentenmanagementsystem
Dokumentenlösungen

Mehr Effizienz mit professionellem
Dokumentenmanagement

Produktive, transparente & kostengünstige
Dokumentenlösungen mit YCOM

  • Office Management seit 1991
  • Alles aus einer Hand – Beratung, Analyse, Planung und Umsetzung
  • Soft- & Hardwarepartner mit erfahrenem Team
  • Individuelle und massgeschneiderte Dokumentenmanagementsysteme

Mit der Zeit gehen und digitaler werden – kein Papier, mehr Effizienz und einfache Bedienung – die Anforderungen an die Büroumgebung haben viele Facetten. Häufig ist die Dokumenten-Situation bei Unternehmen noch immer unübersichtlich – Dokumente gehen verloren oder durchlaufen die einzelnen Prozesse nicht schnell genug. Durch ein zentrales Ablagesystem gewinnen Ihre Abläufe an Transparenz und Sie schaffen Freiräume für relevante Themen. Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand – Ablage, Suche und Handhabung von Dokumenten wird vereinfacht.

Wählen Sie jetzt unten Ihr individuell konfigurierbares Dokumentenmanagementsystem als praktische Paketlösung:

Effizient & kostengünstig – unsere individuell konfigurierbaren Paketlösungen für Ihr Dokumentenmanagement



PAKET S
1-10 User

  • GoBD und DSGVO konforme Archivierung
  • E-Mail Connector
  • Dokumentenerfassung (Scanning)
  • Archivierung mit vollautomatischer Belegerkennung, Verschlagwortung und Ablage
  • Transparenter zentraler Datenpool
  • Volltextsuche aller Dokumente
  • Berechtigungsverwaltung
  • Workflowmanagement
  • Dokumentengenehmigung
  • Export zum Steuerberater
Detailinfo zu PAKET S


PAKET M
10-50 User

  • GoBD und DSGVO konforme Archivierung
  • E-Mail Connector
  • Dokumentenerfassung (Scanning)
  • Archivierung mit vollautomatischer Belegerkennung, Verschlagwortung und Ablage
  • Transparenter zentraler Datenpool
  • Volltextsuche aller Dokumente
  • Berechtigungsverwaltung
  • Workflowmanagement
  • Dokumentengenehmigung
  • Klassifizierung von Dokumenten
  • Versionsverwaltung
  • Aufgabenliste mit Aufgabenüberwachung und Wiedervorlage
  • Mobile App
  • Schnittstelle ERP
  • Schnittstelle FiBu, automatische Über-/Eingabe der Rechnungsposten in die Fibu
  • Export zum Steuerberater
Detailinfo zu PAKET M


PAKET XL
50-5000 User

  • GoBD und DSGVO konforme Archivierung
  • E-Mail Connector
  • Dokumentenerfassung (Scanning)
  • Archivierung mit vollautomatischer Belegerkennung, Verschlagwortung und Ablage
  • Transparenter zentraler Datenpool
  • Volltextsuche aller Dokumente
  • Berechtigungsverwaltung
  • Workflowmanagement
  • Dokumentengenehmigung
  • Klassifizierung von Dokumenten
  • Versionsverwaltung
  • Aufgabenliste mit Aufgabenüberwachung und Wiedervorlage
  • Mobile App
  • Schnittstelle ERP
  • Schnittstelle FiBu, automatische Über-/Eingabe der Rechnungsposten in die Fibu
  • Schnittstelle CRM
  • Programmierung der Schnittstellen für Ihre branchenspezifische Programme
  • HR – Modul mit digitaler Personalakte, Bewerbermanagement, uvm.
  • Export zum Steuerberater
  • Automatische Erfassung von Belegpositionen in Rechnungsprogramm, Warenwirtschaft, ERP-System usw.
Detailinfo zu PAKET XL


PAKET S

Kostengünstige & einfache Dokumentenmanagementlösung
für Small-Businesses, Selbstständige, Handwerker und Start-Ups

Buchhaltung und alle damit verbundenen Sortiervorgänge, Ablage und Kontrollarbeiten sind Ihnen lästig?

Sie haben das Gefühl, dass Ihnen die Masse an Papier und Vorgängen wertvolle Arbeitszeit kostet. Als Unternehmer wissen Sie aber um die rechtliche Notwendigkeit - vor allem bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Also brauchen Sie eine vernünftige digitale Archivierungslösung.

Lösung für 1-10 User

Rechnungen und andere Dokumente sollen nur noch kurz geprüft und dann automatisch in Archiven abgelegt werden, um sie bei Bedarf schnell und einfach wieder zu finden. Mit wenigen Klicks werden die Dokumente dann zum Steuerberater gesendet und man ist die Arbeit los. Händisch wird nur noch der Kaffee geholt.

Jetzt zu den Möglichkeiten
der Individualisierung beraten lassen

PAKET M

Umfangreiche, individuelle Dokumentenmanagementlösung
für mittelständische Betriebe

Die Menge an Dokumenten und die Anzahl der Hände, durch die diese gehen, ist so groß, dass es schon mal unübersichtlich wird. In der Regel können Sie den aktuellen Status nur mit erheblichen Aufwand und/oder Nachfrage in Erfahrung bringen (z.B. aktueller Freigabeprozess einer Rechnung, aktueller Bearbeiter). Oft dauert der Weg aus der Buchhaltung durch die Firma und nach Freigabe wieder in die Buchhaltung zurück, so lange, dass kein Skonto mehr abgezogen werden kann. Es soll sogar vorkommen, dass ein Dokument auch gar nicht mehr den Weg zurückfindet.

Softwaretechnisch arbeiten Sie neben einem E-Mail- und Rechnungsprogramm, evtl. noch mit einer Warenwirtschaft und einem branchenspezifischen Programm. In jeder Software ist aber eine andere Information zu ein und demselben Kontakt hinterlegt. Die Suche und das Bearbeiten der unterschiedlichen Dokumententypen (Rechnung, Bestellung, Bauplan, E-Mailanfrage etc. ) verzögert sich somit erheblich.

Lösung für 10-50 User

Sie möchten einen zentralen Dokumentenpool, der mit Ihren Programmen verknüpft ist. Jeder Mitarbeiter (mit entsprechender Berechtigung und Freigabe) kann diese mit einem Klick aus allen Programmen durchsuchen. Außerdem wünschen Sie sich absolute Datentransparenz zu Dokumentenort und Bearbeitungsstatus, um sicherzustellen, dass Dokumente in vorgegebener Zeit Ihr Unternehmen durchlaufen (z.B. mit Eskalationsregeln).

Jetzt zu den Möglichkeiten
der Individualisierung beraten lassen

PAKET XL

Vollautomatisierte, individuelle Dokumentenmanagementlösung
für höchste Ansprüche

Die Kapazitäten Ihrer Abteilungen sind überlastet und/oder Sie möchten einfach nur den Fortschritt und alle Vorzüge der Digitalisierung nutzen. Bei Ihnen sollen alle Programme Hand in Hand arbeiten und Informationen untereinander austauschen. Ändert sich z.B. der Status einer Rechnung in der FiBu-Software auf gebucht, soll der Status im Rechnungsprogramm automatisch auch auf gebucht gesetzt und auf der Rechnung selbst digital ein gebucht Stempel mit Informationen angebracht werden.

Lösung für 50-5000 User

Sie möchten alle Abläufe in Ihrem Unternehmen digitalisieren - von der Personalakte mit digitalem Urlaubsantrag, über die elektronische Gehaltsabrechnung, bis hin zum Bewerbermanagement mit automatischer Erinnerung zur Löschung innerhalb der Fristen. Der Kopf Ihrer Mitarbeiter soll frei sein für die wichtigen Dinge des Arbeitsalltags. Ihr Augenmerk liegt auf Kontrolle und Freigabe von Prozessen - z.B. werden Belegpositionen vom DMS ausgelesen und das Dokument anhand der Daten automatisch im Rechnungsprogramm oder ERP-System erstellt und erfasst.

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Weiterführende Informationen zum Thema Dokumentenmanagementsystem



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